“According to most studies, people’s number one fear is public speaking. Number two is death. Death is number two. Does that sound right? This means to the average person, if you go to a funeral, you’re better off in the casket than doing the eulogy.” ― Jerry Seinfeld
Fear of speaking
Sợ nói trước đám đông là bản chất của con người, gần như đối với bất cứ ai. Hồi mình còn đi làm ở công ty cũ, sếp mình, anh Harry có chia sẻ rất nhiều về vấn đề này. Anh thường xuyên lead các team dev người Việt đi làm cùng các team nước ngoài như Mỹ, Ấn, Nhật,… và anh nói rằng điểm yếu lớn nhất và cũng là điều luôn luôn bị phàn nàn bởi các dev người việt là phần communication. Không phải vấn đề ngoại ngữ, ngoại ngữ chúng ta không phải là quá tệ nhưng cái cách chúng ta giao tiếp, chúng ta thể hiện, chúng ta nêu ý kiến trong cuộc họp hoặc trong khi làm việc thì đang gặp những vấn đề rất lớn, và chủ yếu là do văn hóa của người Việt Nam ta. “Biết thì thưa thốt, không biết thì dựa cột mà nghe”, “Ăn cơm mèo nói leo các cụ”, thói quen “Cha chung không ai khóc” (mình cực ghét cái này), văn hóa khiêm tốn (quá mức), văn hóa kính trên nhường dưới (khi bị áp dụng mọi lúc mọi nơi, không cần quan tâm đến hoàn cảnh hay yếu tố tranh luận phục vụ cho công việc),… những văn hóa ấy không hề xấu, không hề có lỗi nhưng lỗi ở cách chúng ta áp dụng nó một cách thái quá, một cách bừa bãi từ đó dần hình thành nên nét tính cách mới: lười nói :D
Nếu mà đổ lỗi 100% cho bản chất con người thì cũng hơi oan cho loài người quá, nên cũng phải nhìn nhận khách quan một xíu :D. Việc lười nói, ngại nói còn bị cộng hưởng bởi nhiều nguyên nhân khác, ví dụ như việc người nghe chưa thực sự chú tâm, không để ý, bên dưới còn bận nói chuyện, bấm điện thoại, quay lên quay xuống làm nhiều khi người nói cũng mất hứng, mất tập trung. Hay một lý do nữa chủ yếu về mặt chuyên môn, khi chúng ta chưa có nắm thực sự chắc về chuyên môn mà phải chịu những áp lực quá lớn từ những ánh mắt ở bên dưới, có thể là sếp, anh chị senior, thầy cô hay hàng chục cặp mắt bên dưới nhìn lên - những người mà mình nghĩ họ có kiến thức chuyên môn rất cao, nắm rất chắc những phần mình định nói và (mình nghĩ) là sẵn sàng “chỉnh” mình ngay khi mình lỡ nói cái gì stupid :D.
Chả phải lấy ví dụ đâu xa, ngay sáng nay thôi, tại một buổi present nào đó ở công ty F :)))
No substitute for preparation
Người ta đã thống kê rằng, 90% sự lo lắng của mình trong bài nói đến từ sự chuẩn bị không đầy đủ. Sự chuẩn bị tốt là việc bắt buộc nếu bạn muốn có một bài talk tốt. Dù bạn yếu đến đâu cả chuyên môn, độ tự tin, khả năng nói, nếu bạn có sự chuẩn bị tốt bạn vẫn sẽ có một bài talk ổn và ngược lại, cho dù bạn giỏi như nào nhưng bạn không chuẩn bị, việc bạn choke hoặc overtime hoặc thiếu tự tin là chuyện chắc chắn xảy ra.
Những nghiên cứu khác cũng chỉ ra rằng, việc lo lắng nó cũng không phải là cái gì đó “xấu xí” 100%. Việc có một mức độ lo lắng vừa phải, sẽ làm bạn có thêm sự phấn chấn, hồi hộp và thể hiện được những gì tốt nhất của mình.
Always start with “Why?”
Bạn luôn phải đặt câu hỏi: Mình đang làm việc này để làm gì? Tại sao mình làm cái này thay vì cái kia? Bạn viết email xin điểm của thầy cô thì tại sao thầy cô phải hỗ trợ bạn? Bạn apply cho một học bổng du học thì tại sao người ta phải chọn bạn thay vì những ứng viên khác? Bạn ra ngân hàng vay vốn thì tại sao người ta phải cho bạn vay? Và trong bài talk cũng vậy: Tại sao bạn phải give bài talk này? & Tại sao người ta phải bỏ công sức, bỏ thời gian của người ta ra để ngồi đây lắng nghe bạn?
Put your audience first
Luôn phải nhớ rằng: Người nghe phải là trung tâm của buổi talk. Bạn không đến đây để nói điều bạn muốn nói, bạn phải nói cái người nghe muốn nghe. Điều này cũng giống như trong kinh doanh, nhiều người quá yêu sản phẩm của mình, hùng hục R&D, hừng hực khí thế, nghĩ là ngày mai release sản phẩm 1 cái thôi là sẽ thành triệu phú, nhưng quên mất rằng đấy là cái mình muốn bán, chứ không phải là cái thị trường cần.
Bạn luôn luôn phải chuẩn bị và nghiên cứu kỹ xem đối tượng lắng nghe là ai. Cùng 1 bài talk về một hệ thống website bán hàng chẳng hạn, bạn nói cho sinh viên trường UET sẽ khác, bạn có thể nói về công nghệ, về tech stack, về những thứ nặng về kỹ thuật,… oke, nghe có vẻ ổn. Nhưng đừng bê nguyên cái bài đó đi nói cho các sinh viên kinh tế như bên FTU (they wont give a f*ck about what you’re saying:D) họ chẳng hiểu thằng điên trước mặt mình đang nói cái gì cả, thay vì thế tại sao bạn không nói nhiều hơn về các ứng dụng của hệ thống của bạn cho việc kinh doanh, thương mại điện tử,.. v.v
Good aims
Bạn đến đây talk cái gì thì bạn phải có chọn một mục tiêu tốt. Nếu bài talk chỉ nhằm chỉ trích, chê bai, nói công nghệ ABC yếu, đã lỗi thời, hệ thống XYZ không đủ tải, blablo. Toàn những thứ negative mà ko đưa ra solution thì nó thực sự là một bài talk mang rất nhiều năng lượng tiêu cực và khó nghe với người nghe. Thay vì vậy bạn có thể: Phân tích công nghệ A → phân tích điểm mạnh, điểm yếu,… → nói tiếp đến các phương án cải tiến/giải pháp hoặc ít nhất là đưa ra vài suggestion cho giải pháp. That’s good!
Khán giả expect: từ những abcxyz mà thằng này nó trình bày đấy thì mình rút ra được bài học gì?
Confident
“Never, NEVER apologies for being an inexperienced speaker”
“Never say something like: you’ll have seen all this before or you will know more about this than I do”
Chúng ta bị ảnh hưởng quá nhiều của văn hóa Á Đông, cụ thể là khiêm tốn quá. Chúng ta thường có xu hướng mở đầu bài thuyết trình bằng cách tự nhận mình không có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này blabla,… mong có gì sai sót mọi người góp ý nhẹ nhàng cho mình. Điều này như kiểu bạn chưa đánh đã sợ thua, đã chủ động nhận thua. (thầy nói đến đoạn này là mình bị giật mình thon thót, vì lần nào mình cũng mở đầu như thế, cả buổi sáng nay ở công ty cũng vậy). Bây giờ hãy đặt cương vị dưới một người nghe: Nếu bạn không tự tin về những cái mình nói thì tại sao người ta phải nghe bạn nói, hay người ta sẽ hoài nghi rằng liệu cái bạn nói là đúng hay sai, có giá trị tham khảo không hay lại ngồi đây phí thời gian?
Luôn nhớ rằng: Audience are on your side. Mọi người đến đây để nghe, để học hỏi. Những người đã ngồi đây tham gia, lắng nghe bạn thì họ cũng đã nghĩ bạn (hoặc bài talk của bạn) có giá trị với người ta, ngta muốn học hỏi từ bạn. Còn nếu người ta không thích bạn hoặc không nghĩ bài talk của bạn có giá trị thì người ta đã không đến nghe rồi.
Ngoài ra, việc đặt câu hỏi ở ngay đầu bài thuyết trình cũng khá là risky. Bạn phải có người có nhiều kinh nghiệm, hoặc câu hỏi của bạn, phạn phải biết chắc chắn câu trả lời như nào rồi, còn nếu 50/50 thì rất nguy hiểm. Một câu hỏi mở đầu gây tranh cãi hoặc không được sự hưởng ứng nhiều của mọi người rất dễ phá hỏng cả bài thuyết trình của bạn.
Speaking attitude
Thái độ của bạn khi nói rất quan trọng, bạn không thể nào đến một hội nghị nơi người ta đã đến trước 30p-1 tiếng chờ bạn để nói cho xong phần của mình được. Bạn cũng không thể nào nói như hết cơm hoặc cầm giấy đọc, điều đấy thể hiện bạn không tôn trọng khán giả và, rất khó có một bài talk thành công. Hãy mang đến một sự hào hứng, vui vẻ, sao cho người nghe phải cảm nhận được năng lượng tích cực, người ta muốn học hỏi từ bạn.
Một số kỹ thuật có thể được sử dụng
Opening sentences
Very important. Mình nên nói ngắn gọn, tránh những lời cảm ơn ko cần thiết, vòng vo, v.v Ở văn hóa Việt Nam thì đôi khi phải kính thưa, kính gửi hơi nhiều, phải khéo ở chỗ này: làm thế nào đấy vừa để nó ngắn gọn, vẫn thưa gửi được những người quan trọng nhất trong buổi họp (giám đốc, sếp, khách hàng, nhà tài trợ kim cương, thầy hiệu trưởng,… tùy mỗi trường hợp) cũng như không làm phật ý những người còn lại có mặt, điều này cần phải khá khéo léo nếu không rất dễ mất điểm. Xong phần chào hỏi thì đến câu chủ đề: cần phải trực tiếp, rõ ràng, vô phát chủ đề luôn, phải trả lời câu hỏi why cho khán giả: tại sao tôi ngồi ở đây nghe ông X này phát biểu? Đừng vòng vo Tam Quốc nhiều lời.
Time keeping
Bạn nói dài quá: không ai nghe. Bạn nói ngắn quá: không ai hiểu. Phải nói đúng theo khoảng thời gian ban tổ chức đã sắp xếp. Ví dụ ban tổ chức đã chuẩn bị cho phần của bạn 30p, bạn không thể nói 10p xong xuống được, người ta sẽ bảo bạn chuẩn bị sơ sài, không đủ kiến thức, thiếu chuyên nghiệp hoặc nặng hơn không tôn trọng người nghe. Nhưng bạn cũng không được nói 45p, 40p hay thậm chí 35p cũng không thể được, thiếu một chút thì oke nhưng bạn quá 1 phút cũng là cái gì đấy vô cùng tệ rồi. Giả dụ như lẽ ra 7h tan, ngay sau đó họ có cuộc hẹn quan trọng hoặc đón con hoặc đi date với người yêu mà bạn mãi không cho người ta về thì tâm trạng người ta sẽ cực kì, cực kì tệ, vì vậy tuyệt đối không vi phạm thời gian nói, dù chỉ 1 phút.
Một tip nữa là khi chuẩn bị hết bài thuyết trình (còn 5p/hoặc một phần) thì nên thông báo cho mọi người biết mình sắp xong, ví dụ “Giờ còn nội dung cuối cùng mình sẽ nói ngắn gọn trong 3-5p cuối, mọi người chú ý lắng nghe nhé”, tự dưng người ta đang nghe bài talk rất dài của mình từ đầu đến giờ, người sẽ tự dưng cảm thấy có tinh thần hơn, kiểu “yê, còn 5p thôi, nghe nốt cái, sắp thoát rồi” :D hoặc “Ôi, sao hay thế này mà đã đến phần kết rồi, phải tập trung nghe nốt đoạn cuối này mới được”, trường hợp nào bạn cũng có lợi vì người ta sẽ tập trung hơn mà, phải không? Và nhắc lại, để làm được điều này, bạn sẽ cần phải có sự chuẩn bị rất kỹ, tập dượt nhiều mới căn thời gian chuẩn được.
Mỗi slide bạn cần nói khoảng tối thiểu 30s, dài hơn ko sao nếu nó là slide quan trọng mà bạn cần giải thích kỹ, nhưng đừng đảo slide liên tục, nhất là khi slide còn quá nhiều chữ. Cần tránh lỗi rất hay mắc phải của những người thiếu kinh nghiệm: Tham lam, ôm đồm cho quá nhiều slide, đến khi thuyết trình thì lướt, lướt và lướt, Người ta chưa kịp đọc hết nội dung, chưa kịp hiểu slide nói cái gì, vẽ cái gì bạn đã nhảy slide rồi. Vô cùng khó chịu nếu ở góc độ người nghe.
Preparing the content: tell ‘em, tell ‘em, tell ‘em
Trong hội trường, tại một thời điểm luôn chỉ có một góc/một cơ số người nghe mình nói. Những người khác họ đang bấm điện thoại, họ đang bận nói chuyện với người ngồi cạnh, hoặc họ đang suy luận về những thứ bạn vừa nói trong slide trước nên không thể tập trung 100% thời gian vào từng khoảnh khắc mà bạn nói được. Chính vì vậy, nếu bạn có những thông điệp quan trọng cần truyền tải, bạn phải nói đi nói lại nhiều lần: mở đầu, giữa, sau sau và đặc biệt là kết luận.
Và cũng đừng đưa nhiều thông tin quá vào bài talk, đừng chạy theo lượng nội dung. Nếu bạn đưa quá nhiều thông tin cho người khác vào một thời điểm, thì sẽ làm người ta mệt và rất khó tiếp thu.
Numbers and visual aids
“Prepare your talk for deaf people or gold retrievers”
Mình phải chuẩn bị bài talk cho những người điếc, cả những người không hiểu bạn nói cái quái gì (cụ thể) nhưng người ta vẫn phải hiểu bạn đang nói gì. Giả sử, bạn chuẩn bị present cho dự án đang chạy của công ty, vì là dự án lớn nên thành phần tham gia buổi hôm đấy có tech lead của dự án, có các thành viên trong team của bạn và có cả giám đốc. Giám đốc chính là deaf people, ông không đủ rảnh để nghe bạn thao thao bất tuyệt về công nghệ về về kỹ thuật,… mặc dù những cái đấy bạn nói đều rất ổn với team của bạn và với tech lead của bạn. Mọi người đang join dự án cùng bạn nên rất hiểu những gì bạn nói và thấy ổn với những gì bạn trình bày, nhưng giám đốc thì không, chính mình đã mắc phải lỗi này ở một buổi sprint review tại công ty B vào năm ngoái, buổi họp đó có cả phó giám đốc công ty (dù mình không được báo trước), mình lại quá chạy theo nói về kỹ thuật mà không nói được là từ những phần kỹ thuật đấy mình sẽ rút ra được điều gì và nhìn mặt giám đốc lúc đấy thực sự chán, mình cũng quan sát được, cũng sợ nhưng cũng không biết xử lý thế nào. Vậy làm thế nào trong những trường hợp đó? Bạn nói đông tây nam bắc gì cũng được, nhưng phải có số liệu chứng minh, từ số liệu bạn phải visualize ra đồ thị và những số liệu đấy phải biểu diễn ra những insight càng dễ hiểu càng tốt.
Notes
- Bạn có thể không cần/không nên note ra giấy, mà có thể note ra chính slide ở chế độ slideshow. Nhưng: KHÔNG ĐƯỢC ĐỌC!!!
- Khi thuyết trình cũng không nhìn chằm chằm vào 1 chỗ của khán giả.
- Những người khác người ta sẽ bảo là thằng đấy chỉ quan tâm bên kia thôi, không thèm để ý đến bên này,
- Người ở góc bị nhìn: khó chịu, căng thẳng.
- Highlight những thông tin quan trọng cần nhấn mạnh.
- Ở mỗi thời điểm chỉ nên nói 1 concept thôi không người nghe sẽ loạn mất
Conclusion
Bài talk của bạn luôn phải có kết luận. Bạn nói đông tây nam bắc giời bể gì không biết nhưng nếu không có conclusion thì bài talk của bạn cũng chỉ để vứt đi. 5p sau cuộc họp người ta ra ngoài nói chuyện với đồng nghiệp, người ta uống cốc cafe là quên ngay bạn vừa nói gì, dù bạn có nói hay đến nhường nào.
Tóm lại, trong lĩnh vực công nghệ, nếu muốn lên cao thì ai cũng cần phải talk, dù bạn làm kỹ thuật, làm quản lý, sales, nói chuyện với khách, nói với sếp hay ở trường với thầy cô để thuyết trình bài tập lớn hoặc khóa luận thì đều cần. Vì vậy kỹ năng chuẩn bị cho một bài thuyết trình tốt là vô cùng quan trọng và sẽ giúp bạn rất nhiều sau này. Bài viết hơi dài nhưng hi vọng sẽ mang lại giá trị cho bạn! Have a nice day!